10 astuces workspace Infomaniak que 90% des utilisateurs ignorent
Workspace Infomaniak est l’alternative suisse qui séduit de plus en plus d’entreprises cherchant à combiner productivité, sécurité et confidentialité. Hébergée entièrement en Suisse, cette suite collaborative met en avant un argument simple : vos données vous appartiennent et restent protégées par des lois strictes, loin des géants américains soumis au Cloud Act.
Pourtant, malgré sa richesse fonctionnelle, beaucoup d’utilisateurs n’exploitent qu’une petite partie de ses possibilités. Entre kDrive (stockage cloud), kMeet (visioconférence), Swisstransfer (envoi de gros fichiers), webmail sécurisé et agenda partagé, Workspace Infomaniak offre des outils puissants souvent sous-utilisés.
Dans cet article, nous allons explorer 10 astuces concrètes pour tirer pleinement parti de cette suite collaborative. L’objectif : vous faire gagner du temps, améliorer la sécurité de vos échanges et renforcer la collaboration au sein de votre équipe.
En suivant ces conseils, vous découvrirez comment organiser automatiquement vos fichiers, partager des documents avec expiration, sécuriser vos mails, planifier vos agendas et même travailler hors ligne. Nous verrons aussi comment Workspace Infomaniak se compare à Google Workspace ou Microsoft 365, et pourquoi opter pour une solution 100% suisse peut faire toute la différence.
Comprendre Workspace Infomaniak en 2 minutes
Workspace Infomaniak, aussi appelé Infomaniak kSuite, est une solution collaborative suisse pensée pour les entreprises, associations, indépendants et administrations. Elle regroupe :
- kDrive : stockage cloud sécurisé.
- kMeet : visioconférence professionnelle.
- Swisstransfer : envoi de fichiers volumineux.
- Webmail et agenda partagé.
- OnlyOffice intégré pour la co-édition de documents.
Tout est hébergé en Suisse, dans des datacenters alimentés à 100 % par des énergies renouvelables. Les données sont chiffrées, et la suite est conforme au RGPD.
Contrairement à Google Workspace ou Microsoft 365, Infomaniak met la confidentialité au centre de son offre. Pas de monétisation des données. Pas de publicité ciblée.
Les 10 astuces incontournables
1 – Optimiser votre espace kDrive avec les dossiers intelligents
Avec kDrive, vous pouvez créer des dossiers intelligents qui s’organisent automatiquement selon des règles : par type de fichier, par mot-clé ou par date.
➡ Exemple : tous les PDF reçus peuvent se classer dans un dossier “Contrats” sans action manuelle.
Synchronisez ces dossiers sur vos appareils pour avoir vos fichiers à jour partout.
2 – Utiliser le partage sécurisé avec expiration et mot de passe
Envoyer un gros fichier par email ? Oubliez.
Avec Swisstransfer, intégré à kDrive, vous pouvez envoyer jusqu’à 50 Go par transfert.
Ajoutez un mot de passe et fixez une date d’expiration pour contrôler l’accès.
Idéal pour les documents confidentiels.
3 – Activer la double authentification et les filtres anti-spam avancés
La messagerie professionnelle Infomaniak inclut un filtrage anti-spam de haute précision.
Ajoutez la double authentification (2FA) pour sécuriser vos accès.
Résultat : protection contre le phishing et les intrusions.
4 – Planifier et partager des agendas multi-utilisateurs
Créez un agenda partagé pour votre équipe.
Synchronisez-le avec Outlook, Apple Calendar ou Google Agenda via CalDAV.
Vous pouvez gérer la disponibilité des salles de réunion, programmer des événements récurrents et inviter des participants externes.
5 – Exploiter kMeet au maximum
Avec kMeet, organisez des réunions vidéo jusqu’à 200 participants.
Fonctions utiles : enregistrement, tableau blanc interactif, partage d’écran et sous-titres automatiques.
Parfait pour les équipes internationales.
6 – Automatiser la gestion des mails avec les filtres et étiquettes
Dans le webmail Infomaniak, créez des règles automatiques :
➡ Exemple : tous les mails d’un client spécifique sont marqués d’une étiquette “Urgent” et déplacés dans un dossier dédié.
Cela réduit le temps de tri quotidien.
7 – Co-édition en temps réel de documents avec OnlyOffice intégré
OnlyOffice dans kDrive permet la co-édition simultanée.
Vous voyez les modifications de vos collègues en temps réel.
Comparé à Google Docs, l’interface est plus proche de Microsoft Office, ce qui réduit le temps d’adaptation.
8 – Sauvegardes automatiques et restauration de versions
Chaque fichier dans kDrive garde un historique.
Vous pouvez revenir à une version précédente en quelques clics.
Idéal pour corriger une erreur ou restaurer un document perdu.
9 – Créer des modèles de mails et de réunions récurrents
Gagnez du temps avec des modèles d’e-mails prêts à l’emploi.
Pour les réunions, utilisez les agendas pour créer des événements récurrents avec liens kMeet déjà intégrés.
10 – Accéder à Workspace depuis n’importe où, même hors ligne
Téléchargez vos documents en local pour travailler hors ligne.
Dès que la connexion revient, les modifications se synchronisent automatiquement.
Comparatif rapide – Workspace Infomaniak vs Google Workspace
Critère | Workspace Infomaniak | Google Workspace |
Hébergement | Suisse, datacenters verts | Monde, serveurs Google |
Confidentialité | RGPD strict, pas d’exploitation des données | Politique Google |
Stockage | kDrive, versionnage illimité | Google Drive |
Outils | kMeet, Swisstransfer, OnlyOffice | Google Meet, Docs |
Prix | Abordable, facturation claire | Abonnements variables |
Support | Local, multilingue | International |
Pourquoi choisir une solution collaborative suisse ?
- Protection légale forte : la loi suisse sur la protection des données est l’une des plus strictes au monde.
- Indépendance : aucune soumission au Cloud Act américain.
- Transparence : Infomaniak publie régulièrement ses engagements environnementaux et de sécurité.
Conseils pour tirer le meilleur parti de Workspace
- Former vos équipes à l’utilisation des outils pour gagner en efficacité.
- Utiliser les intégrations tierces (WebDAV, CalDAV, CardDAV) pour connecter vos logiciels existants.
- Maintenir une hygiène numérique : mots de passe forts, suppression des fichiers inutiles, sauvegardes régulières.
FAQ
Qu’est-ce que Workspace Infomaniak ?
C’est une suite collaborative suisse comprenant stockage cloud, visioconférence, messagerie, agenda et bureautique en ligne.
Quels outils sont inclus ?
kDrive, kMeet, Swisstransfer, webmail, agenda, OnlyOffice, gestion de contacts.
Où sont hébergées les données ?
En Suisse, dans des datacenters certifiés et alimentés à 100 % en énergie renouvelable.
Est-ce une alternative à Google Workspace ?
Oui, avec un accent fort sur la confidentialité.
Comment envoyer de gros fichiers ?
Avec Swisstransfer, directement depuis kDrive ou l’interface web, avec mot de passe et expiration.
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